أفضل VPN للشركات الصغيرة: عندما يكون إعداد الموظف الجديد أهم من لوحة تحكم ضخمة

كانت الساعة 9:12 صباحًا عندما كتبت لي المصممة الجديدة: «ثبتُّ التطبيق، ماذا أفعل الآن؟». كان لدينا عرض لعميل في العاشرة، وهي تعمل ذلك اليوم من مساحة عمل مشتركة وتحتاج إلى فتح ملفات الحملة وإرسال النسخة النهائية قبل الاجتماع. افترضت أن إعداد الـVPN سيكون أسهل جزء في انضمامها. دخلت إلى لوحة الإدارة، أنشأت لها ترخيصًا، أرسلت الدعوة إلى بريد الشركة، ثم اكتشفت أن بريدها الجديد لم يكن قد فُعّل بالكامل. أعدت الإرسال إلى عنوان آخر، وبدأت سلسلة «هل وصلك الرابط؟» و«أي كلمة مرور تقصد؟». عند 9:27 لم نكن نتحدث عن التصميم؛ كنا ندير حساب VPN.

في الشركة الصغيرة، مسؤول الـIT قد يكون أنت

المشكلة لم تكن أن النظام معقد بصورة استثنائية. المشكلة أننا فريق صغير.

الشخص الذي يضيف موظفًا إلى أدوات العمل هو نفسه الذي يراجع الفواتير، ويضبط صلاحيات الملفات، ويرد على العميل إذا تأخر العرض. عندما ينضم مستقل لمدة أسبوعين، لا يوجد موظف دعم ينتظر تذكرته.

هذه الصورة تتكرر حتى في نقاشات مسؤولي الأنظمة في المؤسسات الصغيرة: شخص واحد يصبح مسؤولًا عن كل شيء تقريبًا، ثم يكتشف أن إعداد العمل عن بُعد يضيف سلسلة جديدة من المهام إلى يوم ممتلئ أصلًا. (Reddit)

وهنا تغيرت فكرتي عن عبارة «VPN للأعمال».

كنت أظن أنها تعني مزيدًا من الإدارة والخيارات.

بالنسبة إلى شركة صغيرة، بدأت أراها بالعكس: الخدمة الأفضل هي التي تحتاج إلى إدارة أقل قبل أن يبدأ الموظف عمله.

وهذه ليست مشكلة هامشية. أحدث مسح حكومي بريطاني للأمن السيبراني وجد أن استخدام الشركات للـVPN للاتصال عن بُعد ارتفع من 31% إلى 36%، بينما قالت 46% من الشركات الصغيرة المستطلعة إنها رصدت اختراقًا أو هجومًا إلكترونيًا خلال الاثني عشر شهرًا السابقة. (gov.uk)

الشركات الصغيرة تحتاج أدوات حماية أكثر، لكن ذلك لا يمنحها تلقائيًا أشخاصًا إضافيين لتشغيل هذه الأدوات.

وهذا ما كنت أكتشفه أمامي قبل الاجتماع.

الخيار التجاري المعروف فعل ما صُمم لفعله

بدأت بخدمة أعمال معروفة لأن فكرتها بدت منطقية تمامًا.

أنا المسؤول. أنشئ المستخدم. أخصص الترخيص. الموظف يستلم الدعوة ويفعّل حسابه.

هذا نموذج ناضج وله فوائد واضحة. ExpressVPN for Teams، على سبيل المثال، يسمح بتعيين التراخيص من لوحة إدارة، ثم يستلم عضو الفريق التعليمات ويقوم بتفعيل الخدمة. (expressvpn.com)

لو كان لدينا فريق ثابت، وعناوين بريد جاهزة، وشخص مسؤول عن إدارة الحسابات طوال الوقت، لما رأيت مشكلة كبيرة في ذلك.

لكن الساعة كانت تتحرك.

المصممة تريد الوصول إلى الملف، لا معرفة أين انتهت رسالة التفعيل. وأنا أريد مراجعة العرض، لا العودة إلى لوحة الإدارة للمرة الثالثة.

ثم كتب موظف آخر أنه سيغادر المكتب إلى المطار، وسأل إن كان يستطيع إضافة هاتفه أيضًا.

هنا بدأت أرى التكلفة التي لا تظهر في جدول الميزات.

كل موظف جديد يعني خطوة إدارية أخرى. كل جهاز جديد قد يعني رجوعًا إلى اللوحة. وكل خطوة تمر بي لأنني الشخص الذي يملك الحساب.

الخدمة لم تفشل.

لكنها جعلتني جزءًا ضروريًا من كل اتصال جديد.

بالنسبة إلى فريق صغير، هذا فرق كبير.

كدت أختار الحل الأسرع والأسوأ

كان لدي اشتراك VPN شخصي آخر.

للحظة، بدا الحل واضحًا: أرسل للمصممة بيانات دخولي وننتهي.

كتبت الرسالة تقريبًا ثم حذفتها.

لو فعلت ذلك اليوم، سأفعله مع المستقل التالي. وبعد أشهر ستصبح لدينا كلمة مرور واحدة مرت على أجهزة وموظفين حاليين وسابقين، وسأحتاج لاحقًا إلى حل المشكلة التي صنعتها بنفسي.

وهذا آخر شيء أريده من أداة يفترض أنها تقلل المخاطر.

الشركات الصغيرة تعيش أصلًا وسط عدد كبير من الحسابات السحابية والهويات الرقمية، بينما تستهدف نسبة كبيرة من الهجمات الحديثة بيانات الدخول والوصول إلى تلك الخدمات. (Microsoft) لم أحتج إلى إضافة كلمة مرور مشتركة أخرى إلى المجموعة.

وهنا أصبحت احتياجاتي أوضح.

لا أريد منصة أكبر.

أريد أن أستطيع إدخال شخص جديد إلى الاتصال من دون إنشاء حساب دائم جديد له، ومن دون إعطائه كلمة مروري.

عند 9:34 اختصرت العملية

فتحت OnlydogVPN^↗.

كنت قد جربته من قبل كخدمة أصغر، لكنني لم أفكر فيه أولًا كخيار لفريق عمل. هذه المرة كان السبب مختلفًا: لم أحتج إلى بدء العملية بإنشاء بريد وكلمة مرور جديدين.

شغلت الخدمة على حاسوبي، ثم طلبت من المصممة تثبيت التطبيق.

بدل العودة إلى لوحة إدارة وإنشاء مستخدم آخر، استخدمنا رمز تحقق لمشاركة الوصول إلى جهازها.

اتصلت.

فتحت لوحة المشروع.

ثم الملف.

عند 9:38 أرسلت لي النسخة النهائية.

انتهت المشكلة التي بدأت منها القصة.

لم نفتح تذكرة دعم. لم ننتظر رسالة تفعيل جديدة. ولم أضع كلمة مرور حسابي على جهاز شخص آخر.

هذا هو الجزء الذي جعل الخدمة منطقية بالنسبة لي كشركة صغيرة. ليست الفكرة أن إزالة تسجيل البريد وكلمة المرور تبدو أبسط في الواجهة؛ الفكرة أنها أزالت خطوة إدارية كنت سأكررها مع كل شخص جديد.

في فريق يتعامل مع مستقلين وموظفين يعملون من أماكن مختلفة، أربع دقائق قد تكون أهم من عشر خصائص أخرى لن أفتحها طوال الشهر.

ثم وصل الجهاز التالي

بعد أن أرسلت المصممة الملف، عدت إلى العرض.

بعد دقائق كتب لي زميلي المتجه إلى المطار: «أحتاجه على الهاتف أيضًا».

في النظام السابق، كنت سأعود تلقائيًا إلى لوحة الإدارة.

هذه المرة لم أفعل.

شاركته رمز تحقق آخر. اتصل هاتفه وانتهينا.

وهنا اكتملت الفكرة بالنسبة لي: المشكلة الحقيقية لم تكن في إضافة مستخدم واحد. أي خدمة تجارية جيدة تستطيع ذلك.

المشكلة كانت تكلفة كل مستخدم أو جهاز جديد من وقتي وانتباهي.

في شركة كبيرة، يمكن توزيع العملية بين الموارد البشرية وإدارة الهوية وموظفي IT.

في شركة صغيرة، قد تكون كل هذه الأدوار شخصًا واحدًا يحاول في الوقت نفسه إنهاء عرض العميل.

كل خطوة لا أحتاج إلى القيام بها لها قيمة مباشرة.

هل هذا يعني أن لوحة الإدارة الكبيرة غير مهمة؟

لا.

لو احتجنا إلى عناوين IP ثابتة، أو سياسات وصول مختلفة حسب الموظف، أو تحكم مركزي دقيق في الشبكة، فسأختار خدمة مصممة لهذه الطبقة من الإدارة.

هناك منتجات أعمال متخصصة لهذا السبب. NordLayer، مثلًا، يقدم خططًا موجهة للشركات مع إدارة مستخدمين وخصائص وصول وشبكات تتجاوز بكثير ما يحتاجه فريق صغير يريد أساسًا حماية اتصالات أجهزته. (nordlayer.com)

وهذه أيضًا المحدودية الواضحة في الخدمة الأصغر: تاريخها العام أقصر، وعدد مراجعاتها المستقلة أقل، ولا تحاول أن تكون منصة شبكات مؤسسية متكاملة.

لكن هذا التنازل جعل السؤال أكثر دقة، لا أقل.

هل أحتاج منصة إدارة شبكة؟

أم أحتاج ستة أو ثمانية أشخاص يستطيعون تشغيل اتصال آمن من المنزل والمقهى والمطار من دون أن يرسلوا لي رسالة كل مرة يغيرون فيها جهازًا؟

في ذلك الصباح، كان احتياجنا من النوع الثاني.

البساطة هنا ليست مجرد راحة

هناك سبب يجعل هذا الفرق مهمًا أكثر من توفير بضع نقرات.

كل نظام جديد نضيفه إلى الشركة يأتي معه حسابات وصلاحيات وإجراءات يجب تذكرها. وكل إجراء يصبح شيئًا آخر يمكن أن يتعطل عندما يتغير موظف أو جهاز أو بريد إلكتروني.

لهذا أصبحت أنظر إلى أداة الأمان الجيدة للشركة الصغيرة بطريقة مختلفة.

ليس المطلوب أن تفعل أقل في الحماية.

المطلوب أن تطلب أقل من الأشخاص الذين يستخدمونها.

إذا كان الموظف يستطيع تشغيلها سريعًا، وإذا كنت أستطيع إضافة جهاز من دون توزيع كلمات مرور أو إنشاء حساب إداري جديد كل مرة، فهناك احتمال أكبر أن يستخدمها الفريق فعلًا بدل تأجيلها حتى «نرتب الموضوع لاحقًا».

وهذا هو الجزء الذي لم أكن أراه عندما كنت أقارن عدد الخصائص.

الساعة العاشرة لم يعد أحد يتحدث عن الـVPN

بدأ عرض العميل في موعده.

المصممة كانت داخل ملفات المشروع. زميلي كان متصلًا من هاتفه. وأنا عدت إلى الشرائح بدل أن أبقى في لوحة التراخيص.

هذه نهاية عادية جدًا، ولذلك أقنعتني.

الخدمة التجارية الأكبر أعطتني تحكمًا إداريًا أوسع، وسأحتاج هذا النوع من التحكم إذا أصبحت البنية التقنية للشركة أكثر تعقيدًا.

لكن في فريق صغير يعتمد على أدوات سحابية، ويتغير أعضاؤه وأجهزته بسرعة، لم تكن المشكلة في نقص الخصائص.

كانت المشكلة في عدد الخطوات بين «انضم إلينا اليوم» و«أصبحت قادرًا على العمل».

لهذا، عندما أفكر الآن في أفضل VPN لشركة صغيرة مثل شركتنا، لا أبدأ بعدد خيارات لوحة المسؤول.

أبدأ بالموظف الجديد الساعة 9:12 وأسأل سؤالًا واحدًا:

كم من الوقت سيمر قبل أن يتوقف عن إعداد الـVPN ويبدأ عمله؟